Recibida la solicitud, el Subproceso de Refugiados abrirá un expediente individual, que incluirá lo siguiente:

a) Formulario para solicitantes de la condición de persona refugiada fundamentando las razones por las que se acoge al procedimiento de determinación de la condición de persona refugiada.

b) Entrevista confidencial con el interesado con la finalidad de sustanciar los alegatos sobre el fundado temor de su persecución.

c) La prueba documental que aporte.

d) Pasaporte o documento que pruebe la identidad del solicitante.

e) Certificado de nacimiento, antecedentes penales y estado civil del país de origen del solicitante. En caso de que el solicitante no pueda presentar alguno de esos documentos, se recibirá declaración jurada.

f) Declaración Jurada donde conste el ingreso del solicitante al país, sea de manera regular o irregular.

g) Comprobante de toma de huellas dactilares del Archivo Policial estatal.

Una vez completado el expediente, se realizará la evaluación técnica por parte del oficial de elegibilidad, quien tiene a cargo dicho expediente, donde constará el análisis de los hechos, de la credibilidad y los fundamentos legales conforme al Derecho Internacional de Refugiados, para ser analizado ante la Comisión. Dicha evaluación se incluirá en la agenda de la siguiente sesión de la Comisión.

Las personas refugiadas que deseen viajar fuera fiel territorio nacional a un tercer país y no cuenten con su pasaporte ni con la posibilidad de adquirirlo por medio del Protocolo Facultativo ratificado por su país de origen y el Estado costarricense, podrán solicitar a la Gestión de Migraciones de la Dirección General de Migración y Extranjería, un documento de viaje. Dicha Gestión deberá verificar la condición de solicitante o de refugiada de la persona.

Las personas solicitantes o refugiadas que requieran egresar del país, deberán dar aviso a la Unidad de Refugio, por las vías que la Dirección General de Migración y Extranjería establezca mediante resolución fundada. Sin embargo, cuando se trate de viajes al país que originó el refugio, se deberá hacer una solicitud a la Unidad de Refugio, en la que se deberá justificar los motivos de urgencia o necesidad. Lo anterior, será analizado por la Unidad de Refugio, con fundamento en las obligaciones del Estado costarricense de brindar protección internacional. Esa solicitud se deberá presentar con un plazo de anticipación no menor a diez días naturales previos al viaje, salvo circunstancias de emergencia debidamente demostrada, en las que la Unidad de Refugio podrá valorar excepcionalmente la petición y la autorización de viaje.

La confidencialidad es el principio rector para el registro y manejo de la información de los solicitantes de la condición de refugiado y de las personas refugiadas declaradas. Encuentra su fundamento en el derecho humano a la intimidad, reconocido en diversos instrumentos internacionales suscritos por Costa Rica, esencial para garantizar una protección internacional efectiva a las personas refugiadas. La falta de observancia de este principio, puede tener serias repercusiones en materia de protección y de seguridad a las personas refugiadas y solicitantes, sus familiares y personas con las que se le pueda asociar, tanto en Costa Rica como en el país de origen.

En caso de denegatoria de la solicitud de la condición de persona refugiada, la persona interesada podrá interponer los recursos ordinarios de revocatoria y ó apelación, de conformidad con lo que al efecto establece la Ley.

En el contexto de la aplicación de las cláusulas de exclusión, se entiende por grave delito común un acto típico, antijurídico y culpable que revierte especial gravedad, de conformidad con estándares internacionales en el cual predominan motivaciones de carácter no político. A efectos de calificar la gravedad del delito, se debe considerar el daño efectivamente causado, el procedimiento utilizado para procesar tal delito, la naturaleza de la pena y valorar si el delito es considerado como grave en la mayoría de las jurisdicciones. El carácter común del delito deberá ser analizado de conformidad con el motivo, el contexto, los métodos y la proporcionalidad de los actos respecto a sus objetivos.

La Comisión decidirá en un plazo de tres meses, mediante resolución debidamente motivada, sobre la aplicación de las cláusulas de exclusión en primera instancia, la cual será susceptible de revocatoria con apelación en subsidio debiendo ser interpuesta ante el mismo órgano en un plazo de tres días hábiles desde la fecha de su notificación. La Dirección General estará encargada de remitir la apelación al Tribunal Administrativo Migratorio que tendrá un máximo de tres meses para resolver según lo establecido en los artículos 225 y 228 de la Ley. Una vez aplicada la cláusula de exclusión mediante resolución fundamentada firme, se le aplicará a la persona, el control migratorio correspondiente.

A la persona cesada en su condición de persona refugiada, la Dirección General de manera discrecional le concederá un plazo razonable para dejar el país, o en su caso, para permanecer en el mismo bajo el estatuto legal que, de conformidad con la normativa vigente, le pueda ser conferido en atención al grado de integración de él o ella y su familia en Costa Rica y los derechos adquiridos por el refugiado y los miembros de su familia durante su permanencia en el país.

La persona Refugiada, de conformidad con lo establecido en el artículo 126 de la Ley, podrá optar por la residencia permanente, lo cual no implicará la pérdida del estatus de refugiado de la persona interesada, salvo que ésta lo manifieste así expresamente. En casos de renuncia expresa del estatus de persona refugiada por cambio de categoría migratoria, ésta será suscrita ante el Subproceso de Refugiados y únicamente surtirá efecto una vez que le haya sido notificada a la persona interesada la resolución que aprueba la residencia permanente. El Subproceso tendrá la obligación de advertir de las consecuencias legales de la misma verificando la voluntariedad del acto.

En virtud del artículo 7º de este Reglamento, en lo relativo a la ayuda administrativa, las autoridades migratorias competentes respetarán el derecho de la persona refugiada a no solicitar asistencia de las autoridades del gobierno de su país de origen para la obtención de documentos oficiales tales como certificaciones de nacimiento, estado civil, antecedentes penales, estudios académicos y demás actos administrativos, en el caso en que el país de origen no cuente con protocolos facultativos suscritos por el estado costarricense. En caso de surgir duda en cuanto a la validez o veracidad de la documentación aportada, se procederá a solicitar a la persona refugiada que presente documentación adicional.